嚴(yán)格使用審批，留存使用痕跡 建立用印審批制度：任何使用合同章的行為，必須經(jīng)過規(guī)范的審批流程。例如： 由業(yè)務(wù)部門提交《用印申請單》，注明合同名稱、簽約方、用印頁數(shù)、用印原因等信息； 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門（或合規(guī)部門）對合同內(nèi)容合規(guī)性審核后，報企業(yè)負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）審批； 審批通過后，保管人方可蓋章，嚴(yán)禁 “先蓋章后審批” 或 “無審批蓋章”。 全程記錄留痕： 用印時，保管人需核對合同內(nèi)容與審批單信息是否一致，確認(rèn)無誤后在指定位置蓋章； 建立《合同章使用登記臺賬》，詳細(xì)記錄每次用印的日期、合同名稱、簽約方、用印數(shù)量、審批人、經(jīng)辦人、保管人等信息，必要時留存合同復(fù)印件或掃描件存檔； 蓋章過程可通過監(jiān)控錄像記錄（如在保管地點安裝攝像頭），便于后續(xù)追溯。
選擇刻章機(jī)構(gòu)：應(yīng)選擇當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的具有合法資質(zhì)的刻章單位。可以通過當(dāng)?shù)毓膊块T官網(wǎng)、政務(wù)服務(wù)網(wǎng)等渠道了解刻章單位的相關(guān)信息。
準(zhǔn)備材料： 企業(yè)、個體工商戶：需提供營業(yè)執(zhí)照副本原件（驗原件），法人（負(fù)責(zé)人）、經(jīng)辦人的身份證件（中國內(nèi)地居民二代身份證等，如法人本人申辦，無需提交經(jīng)辦人身份證），刻章申請書或委托書（由法人簽名）。若刻制合同專用章，還需提供開戶許可證。 國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體：需提供省、市（區(qū)）編制委員會、政府文件、批文或本部門上一級主管單位的有關(guān)文件、有效憑證，單位負(fù)責(zé)人身份證件，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人身份證件及單位負(fù)責(zé)人授權(quán)委托書（非單位負(fù)責(zé)人辦理業(yè)務(wù)時提供）。
牛角 / 羊角：這類天然材質(zhì)紋理細(xì)膩、質(zhì)地堅韌，刻制后的印章表面光滑且?guī)в凶匀坏募y路，具有獨特的天然質(zhì)感。由于材質(zhì)本身的特性，刻出的字體邊緣流暢，蓋章時油墨附著均勻，印記清晰飽滿。此外，牛角 / 羊角章的天然色澤（多為淡黃色、深褐色）較為溫潤，與其他材質(zhì)相比有明顯的自然辨識度。