明確責任與追責，加強人員管理 簽訂保管責任書：保管人與企業簽訂《印章保管責任書》，明確保管不當、違規用印的責任（如賠償損失、紀律處分等），增強保管人的責任意識。 定期培訓與監督：對保管人、審批人、經辦人進行法律知識培訓，明確合同章使用的法律風險（如擅自用印可能導致企業承擔合同義務）；同時，由企業內部審計部門或法務部門定期檢查合同章管理流程的執行情況，發現漏洞及時整改。
強化風險防控，防范濫用與偽造 定期核查與盤點： 每月或每季度對合同章進行盤點，確保實物與登記記錄一致，核對使用臺賬與實際合同是否匹配，發現異常及時排查； 若發現合同章遺失、被盜，需立即向公安機關報案，并發布聲明（如登報或通過企業官網公告），聲明該印章失效，避免他人冒用。 技術防偽措施： 選擇正規刻章機構，使用帶有防偽編碼、防偽圖案（如隱形紋、微縮文字）或芯片的合同章，提高偽造難度； 部分地區支持印章備案查詢，可在公安機關官網或政務平臺查詢印章的備案信息，驗證真偽。 禁止 “空白用印”：嚴禁在空白合同、空白紙張上加蓋合同章，避免被他人擅自填寫內容后引發法律糾紛。
規范保管流程，限制接觸范圍 專人專管：指定責任心強、崗位穩定的專人（如行政主管、法務專員等）負責合同章的日常保管，明確保管人的職責與責任，避免多人接觸或隨意交接。 物理防護：將合同章存放在帶鎖的保險柜或專用抽屜中，鑰匙 / 密碼由保管人單獨持有，非工作時間嚴禁隨意放置。如需臨時交接，需通過書面登記（如《印章交接記錄表》）明確交接人、接收人、時間及用途，避免 “無記錄流轉”。 禁止帶出：原則上合同章不得帶出企業辦公場所，確因特殊情況（如異地簽約）需帶出的，需經企業負責人書面審批，由兩人以上共同攜帶，并全程監督使用，返回后立即歸還并登記使用情況。
提交申請與審核：向刻章單位提交準備好的材料，并填寫刻章申請表格，詳細說明合同章的相關信息，如樣式、尺寸等。刻章單位會對材料進行嚴格審核，確保申請人身份及申請事項合法合規。