嚴(yán)格使用審批，留存使用痕跡 建立用印審批制度：任何使用合同章的行為，必須經(jīng)過(guò)規(guī)范的審批流程。例如： 由業(yè)務(wù)部門(mén)提交《用印申請(qǐng)單》，注明合同名稱、簽約方、用印頁(yè)數(shù)、用印原因等信息； 經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門(mén)（或合規(guī)部門(mén)）對(duì)合同內(nèi)容合規(guī)性審核后，報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）審批； 審批通過(guò)后，保管人方可蓋章，嚴(yán)禁 “先蓋章后審批” 或 “無(wú)審批蓋章”。 全程記錄留痕： 用印時(shí)，保管人需核對(duì)合同內(nèi)容與審批單信息是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后在指定位置蓋章； 建立《合同章使用登記臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄每次用印的日期、合同名稱、簽約方、用印數(shù)量、審批人、經(jīng)辦人、保管人等信息，必要時(shí)留存合同復(fù)印件或掃描件存檔； 蓋章過(guò)程可通過(guò)監(jiān)控錄像記錄（如在保管地點(diǎn)安裝攝像頭），便于后續(xù)追溯。
規(guī)范保管流程，限制接觸范圍 專人專管：指定責(zé)任心強(qiáng)、崗位穩(wěn)定的專人（如行政主管、法務(wù)專員等）負(fù)責(zé)合同章的日常保管，明確保管人的職責(zé)與責(zé)任，避免多人接觸或隨意交接。 物理防護(hù)：將合同章存放在帶鎖的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ贸閷现校€匙 / 密碼由保管人單獨(dú)持有，非工作時(shí)間嚴(yán)禁隨意放置。如需臨時(shí)交接，需通過(guò)書(shū)面登記（如《印章交接記錄表》）明確交接人、接收人、時(shí)間及用途，避免 “無(wú)記錄流轉(zhuǎn)”。 禁止帶出：原則上合同章不得帶出企業(yè)辦公場(chǎng)所，確因特殊情況（如異地簽約）需帶出的，需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人書(shū)面審批，由兩人以上共同攜帶，并全程監(jiān)督使用，返回后立即歸還并登記使用情況。
玉石（如翡翠、瑪瑙等）：玉石材質(zhì)通透溫潤(rùn)，具有獨(dú)特的天然紋理和色澤（如綠色、紅色、白色等），本身就具有較高的視覺(jué)辨識(shí)度。由于玉石硬度適中，刻制時(shí)能保留精細(xì)的字體細(xì)節(jié)，蓋章后印記清晰，且玉石章的質(zhì)感和光澤在視覺(jué)上極具獨(dú)特性，容易與其他材質(zhì)的印章區(qū)分。
領(lǐng)取印章：刻章完成后，申請(qǐng)人憑相關(guān)證明到刻章單位領(lǐng)取法人章，同時(shí)刻章單位會(huì)將印章備案信息報(bào)送公安機(jī)關(guān)，并向申請(qǐng)人交付相關(guān)備案證明。