嚴格使用審批，留存使用痕跡 建立用印審批制度：任何使用合同章的行為，必須經過規范的審批流程。例如： 由業務部門提交《用印申請單》，注明合同名稱、簽約方、用印頁數、用印原因等信息； 經部門負責人審核、法務部門（或合規部門）對合同內容合規性審核后，報企業負責人（或授權人）審批； 審批通過后，保管人方可蓋章，嚴禁 “先蓋章后審批” 或 “無審批蓋章”。 全程記錄留痕： 用印時，保管人需核對合同內容與審批單信息是否一致，確認無誤后在指定位置蓋章； 建立《合同章使用登記臺賬》，詳細記錄每次用印的日期、合同名稱、簽約方、用印數量、審批人、經辦人、保管人等信息，必要時留存合同復印件或掃描件存檔； 蓋章過程可通過監控錄像記錄（如在保管地點安裝攝像頭），便于后續追溯。
選擇刻章機構：應選擇當地公安機關指定的具有合法資質的刻章單位。可以通過當地公安部門官網、政務服務網等渠道了解刻章單位的相關信息。
牛角 / 羊角：這類天然材質紋理細膩、質地堅韌，刻制后的印章表面光滑且帶有自然的紋路，具有獨特的天然質感。由于材質本身的特性，刻出的字體邊緣流暢，蓋章時油墨附著均勻，印記清晰飽滿。此外，牛角 / 羊角章的天然色澤（多為淡黃色、深褐色）較為溫潤，與其他材質相比有明顯的自然辨識度。
銅質：銅材質地堅硬、密度高，刻制時能呈現字體和圖案的細節，線條清晰銳利，不易磨損變形。由于銅章質感厚重，且經過氧化后會形成獨特的色澤（如古銅色），視覺上辨識度強，同時銅章的金屬光澤也使其在蓋章時與紙張形成明顯反差，印記清晰易識別。