申請文件的紙張質量應相當于復印機用紙的質量。紙面不得有無用的文字、記號、框、線等。各種文件一律采用A4尺寸(210毫米×297毫米)的紙張。
申請文件的紙張應當縱向使用。文字應當自左向右排列，紙張左邊和上邊應各留25毫米空白，右邊和下邊應當各留15毫米空白，以便于出版和審查時使用。申請文件各部分的頁必須使用國家知識產權局統一制定的表格。這些表格可以在專利局受理大廳的咨詢處索要，也可以向各地的專利局代辦處索取或直接從國家知識產權局網站下載。
申請文件各部分一律使用漢字。外國人名、地名和科技術語如沒有統一中文譯文，應當在中文譯文后的括號內注明原文。申請人提供的附件或證明是外文的，應當附有中文譯文，申請文件(包括請求書在內)都應當用宋體、仿宋體或楷體打字或印刷，字跡呈黑色，字高應當在3.5～4.5毫米之間，行距應當在2.5～3.5毫米之間。要求提交一式兩份文件的，其中一份為原件，另一份應采用復印件，并保證兩份文件內容一致。申請文件中有圖的，應當用墨水和繪圖工具繪制，或者用繪圖軟件繪制，線條應當均勻清晰，不得涂改。不得使用工程藍圖。